Перевозка архивов

Передача дел на архивное хранение

Перевозка архивов и документов – дело тонкое. Крупные коммерческие организации могут являться источниками формирования государственных или муниципальных архивов, иметь отношение к комплектации фондов с социально-историческим значением. Здесь при транспортировке приложением одной грубой силы не обойтись, требуется навык архивирования, ведения и комплектования архивов, иначе говоря – систематизации и маркировки документов при передаче на архивное хранение, в противном случае многолетняя история функционирования организации канет в лету. Законодательно архивное дело регулируется Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В нем разобраны вопросы комплектования, учета, хранения и использования архивных документов в интересах граждан и государства.

Любая организация, ведущая бухгалтерию и имеющая сотрудников, рано или поздно столкнется с необходимостью перемещения документов в архив. Перевозка архивов требуется в 2 случаях: при первичном архивировании документов и передаче их на хранение в архивный фонд – частный или государственный, либо в случае переезда собственно архивного хранилища. Мы перевезем архив без потерь при транспортировке, соблюдая регламенты спецхранилищ и прочие требования.

Правила архивации документов

Сроки хранения документации различны. Бухгалтерские и налоговые документы «живут» 4 года, по Пенсионному фонду – 6 лет. Архивный фонд организации формирует документация долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая бумаги по кадрам. Документы, подлежащие архивации или уничтожению, сроки их хранения утверждены Росархивом 6 октября 2000 года в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Везем архив

Когда подходит время, документы едут в архив. Предварительно они архивируются: нумеруются и прошиваются, комплектуются в папки, книги учета, картотеки. Информация систематизируется по алфавиту, по периодам, по департаментам – как требует регламент. Обязательно формируется сдаточная опись – сводный документ с описанием и количеством единиц хранения. Опись печатают в 2 экземплярах: один отправляется в архив, а второй остается в организации. Передача дел в архив идет по графику, утвержденному руководством компании.

Если архив компании разросся и не умещается на отведенной ему площади в офисе, под него арендуется отдельное помещение. В случае если клиентская организация является государственной, муниципальной или бюджетной, для которой предусмотрено централизованное хранение архивных бумаг, требуется перевозка архива к постоянному месту хранения.

Этапы транспортировки

• Формирование сдаточной описи. Управленческие бумаги компании, требующие архивации на данный период, вносятся в сдаточную опись, которая нумерует, перечисляет и описывает все единицы хранения под перевозку.
• Маркировка и упаковка. Архив тщательно пакуется в коробки под скотч в строгом соответствии с описью. На каждый короб наносится маркировка с обязательным указанием №№ по описи, департамента принадлежности, количества единиц хранения, год и т.д. Если с архивом едут стеллажи, они освобождаются от содержимого, разбираются и пакуются под перевозку. 
• Транспортировка. При погрузке в фуры учитывается маркировка архива и порядок разгрузки и размещения в хранилище. В лист-заверитель описи вносится точное количество единиц хранения, загруженных в транспорт, опись окончательно визируется подписью заказчика. Один экземпляр описи остается в компании, второй сопровождает перевозку архива к постоянному месту хранения и служит отправной точкой при разгрузке и сдаче работ клиенту.
• Разгрузка. По прибытию к месту назначения коробки с архивом и мебель выгружаются, размещаются в соответствии с требованиями заказчика. Стеллажи собираются и устанавливаются на места. Единицы хранения сверяются со сдаточной описью, сдача-приемка работ заверяется заказчиком.

Перевозка специальных архивов

Некоторые архивы – музейные или литературные – требуют специальных условий хранения. Экспонаты размещаются в фондах, запасниках и архивных хранилищах, в которых поддерживается специальная температура, влажность и другие составляющие микроклимата. Эти же требования распространяются на условия по транспортировке единиц хранения на выставки, реставрацию или при перемещении из фонда в фонд. Так, чтобы правильно упаковать экспонаты, берем упаковочные материалы с дополнительными требованиями по негорючести, неагрессивности физико-химических свойств. Упаковочные ящики из гофро-картона заменяем на климатические или полуклиматические из многослойной фанеры, включая слой-влагоуловитель (полипропилен) и слой-отражатель (фольга), обитые изнутри фланелью для исключения механических повреждений.

При транспортировке музейных грузов и других арт-объектов нужны специально оборудованные автомобили грузоподъемностью 3–6 тонн, с цельнометаллическим изотермическим фургоном для поддержания постоянной температуры в диапазоне 18–20°С, высотой 2,85 м и выше, со специальной внутренней обшивкой для гашения ударов и тряски, снабженные гидробортом и жестким крепежом груза внутри фургона.